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PROCESO DEL CIERRE CONTABLE

Written By: Esther Lample - Mar• 11•18

CIERRE DEL EJERCICIO

Vamos a intentar explicar en este artículo el proceso de cierre del ejercicio sobre el que algunos tenéis dudas.

CICLO CONTABLE

El ciclo contable se produce a lo largo del periodo de 1 año. Si la empresa sigue el año natural será desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre. Pero puede ser que haya empresas que debido a su estacionalidad tengan un ciclo contable diferente, por ejemplo Inditex tiene un periodo contable desde el 1 de febrero hasta el 31 de enero. También los clubs deportivos, las estaciones de esquí, entidades educativas… tienen periodos estacionales diferentes.

PROCESO DE REGULARIZACIÓN

Esto implica que cada año hay que realizar una especie de “borrón y cuenta nueva” en lo que a gastos e ingresos se refiere.

Supongamos una empresa que siga el año natural. A fecha de 31 de diciembre tiene que cerrar sus cuentas de gastos e ingresos. Por ello tiene que hacer un recopilatorio de todos los gastos e ingresos que ha realizado durante el periodo desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre. Estos gastos se pueden consultar en el mayor o en el balance de sumas y saldos, mirando las cuentas de los grupos 6 (compras y gastos) y 7 (ventas e ingresos).

Una vez que sabe la cifra total de todas las subcuentas que han intervenido a lo largo de todo el ejercicio hay que dejar su saldo a 0 (cero). El método para conseguir esto es el siguiente:

Hay que realizar un asiento de regularización. En las cuentas de los grupos 6 y 7 que tienen saldo deudor (la suma de todos los importes anotados en el debe es superior a la suma de todos los importes del haber), hay que realizar una anotación en el haber, para conseguir que el saldo final sea 0. Procedemos de la misma forma con las cuentas de los grupos 6 y 7 que tienen saldo acreedor (la suma de todos los importes anotados en el haber es superior a la suma de todos los importes del debe), hay que realizar una anotación en el debe, para conseguir que el saldo final sea 0. Como lo habitual es que no coincidan el total de los gastos con el total de ingresos realizados por la empresa se genera una diferencia que será beneficio o pérdida, y que anotaremos en la cuenta 129. Si los ingresos son mayores que los gastos habrá beneficios y anotaremos el importe correspondiente al beneficio en la cuenta 129 en el haber. Si es al contrario, los gastos son superiores a los ingresos, tendremos una pérdida que anotaremos en el debe. De esta forma el asiento está cuadrado (la suma del importe del debe es igual a la suma del importe del haber).

EJEMPLO:

A partir del siguiente balance de sumas y saldos a 31 de diciembre, correspondiente a los grupos 6 y 7:

balance de sumas y saldos

 

El asiento de regularización que deberíamos realizar es el siguiente:

Asiento de Regularización

PROCESO DE CIERRE

Una vez realizado el asiento de  regularización hay que realizar el proceso de cierre. Este proceso consiste en dejar saldadas (con saldo 0) todas las cuentas que tenemos pendientes, es decir las cuentas de los grupos 1-2-3-4-5 (ya que los grupos 6 y 7 han quedado saldados después del asiento de regularización).

A partir del siguiente balance de sumas y saldos a 31 de diciembre, correspondiente a los grupos 1 a 5:

Balance de sumas y saldos grupos 1 a 5

 

El asiento de cierre que deberíamos realizar es el siguiente:

Asiento de cierre

El asiento de cierre y el de regularización son los dos últimos asientos que se realizan en el año. Después de realizar estos dos asientos el ejercicio queda cerrado y ya no se realizan más asientos. Si una vez cerrado el ejercicio sacamos un balance de sumas y saldos el saldo de todas las cuentas tiene que ser 0.

Antes de la realización del asiento de regularización y cierre deberíamos realizar otra serie de asientos de cierre de ejercicios. Entre estos asientos se encuentran:

VARIACIÓN DE EXISTENCIAS

Se consulta en la cuenta de existencias las existencias a fecha 1 de enero. Esas son las existencias iniciales. Se realiza un inventario a fecha 31 de diciembre, y ese valor son las existencias finales.

Por ejemplo si las existencias iniciales eran de 20.000,00 € y las finales son 5.000,00 €.  Realizaremos los siguientes asientos:

Variación de existencias

RECLASIFICACIÓN DE DEUDAS DE L/P A C/P

Al finalizar el ejercicio hay que mirar qué parte de la deuda está clasificada a L/P y vencen en el próximo ejercicio, y reclasificarlas como C/P.

El asiento que realizaríamos sería el siguiente:

Reclasificación de deudas

REGULARIZACIÓN IVA

Hay que calcular el IVA correspondiente al último trimestre, presentar el modelo 303 y realizar el asiento de regularización. Puede ser que no tengamos todos los datos el 31 de diciembre, tenemos todavía plazo en enero para presentar el modelo, pero siempre lo contabilizaremos en el ejercicio anterior con fecha 31 de diciembre.

En este caso puede ser que tengamos que pagar a Hacienda o que Hacienda nos tenga que devolver.

La cuota a ingresar o devolver por el IVA se calculará de la siguiente manera:

1.Se cargan en la cuenta de “Hacienda Pública IVA repercutido” las cantidades repercutidas por IVA en el período.

2.Se abonan en la cuenta de “Hacienda Pública IVA soportado” las cantidades de IVA soportado que sean recuperables de la Hacienda Pública.

3.Si el IVA repercutido es mayor que el soportado se reconocerá la deuda con Hacienda.

4.En el caso de que el IVA soportado sea mayor que el repercutido, se reconocerá el crédito que será recuperable de Hacienda en la siguiente declaración del IVA.

5.Si en un trimestre anterior hubiese una cantidad reflejada en HP deudor por IVA y en el siguiente o posteriores trimestres nos saliese a pagar podríamos compensar esa cantidad y consecuentemente el importe a pagar saldría menor.

Regularización de IVA

INMOVILIZADO. AMORTIZACIONES Y DETERIOROS

Ver post sobre amortizaciones

PROVISIONES

Las provisiones son partidas del pasivo del Balance destinadas a recoger gastos o ingresos que se van a producir en el futuro con bastante probabilidad pero resultan indeterminados respecto a su importe o a la fecha en que producirán.

Concretamente la definición de provisión es: Obligaciones expresas o tácitas a largo plazo, claramente especificadas en cuanto a su naturaleza, pero que, en la fecha de cierre del ejercicio, son indeterminadas en cuanto a su importe exacto o a la fecha en que se producirán.

Recordamos que no hay provisiones de activo, ya que en el PGC de 2008 se denominan deterioros (existencias, inmovilizado…).

Podemos encontrarnos con provisiones sobre:

-Provisiones para retribuciones y otras prestaciones al personal

-Provisión para impuestos

-Provisión para otras responsabilidades

-Provisión por desmantelamiento, retiro o rehabilitación del inmovilizado

-Provisión para actuaciones medioambientales

-Provisiones para reestructuraciones

-Provisiones por transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio

GASTOS E INGRESOS A DISTRIBUIR EN VARIOS EJERCICIOS. PERIODIFICACIÓN

En estos casos utilizaremos las cuentas

480 Gastos a distribuir en varios ejercicios

485 Ingresos a distribuir en varios ejercicios

580 Intereses pagados por anticipado

585 Intereses cobrados por anticipado

El principio de devengo indica que la imputación de gastos e ingresos debe realizarse según la corriente real de bienes y servicios y no según la corriente financiera correspondiente a la fecha o periodo en el que se cobren o paguen.

Con lo cual la periodificación consiste en imputar los gastos e ingresos al periodo al que realmente corresponda según el gasto e ingreso, con independencia de la fecha en la que se haya realizado el cobro o pago y su contabilización.

En el caso de GASTOS:

Por ejemplo: El día 1 de julio realizamos el pago del seguro del automóvil correspondiente al periodo del 1 de julio de este año al 30 de junio del próximo año, por importe de 500 €. Nota: los seguros están exentos de IVA.

Podemos realizarlo de dos formas diferentes.

FORMA 1. Si se contabiliza la periodificación al mismo tiempo que la factura.

Contabilizamos en la cuenta de gasto 625 el importe correspondiente a 6 meses (de julio a diciembre) y el resto, otros 6 meses (de enero a junio) se dejan pendientes en la cuenta 480 de gastos a distribuir en varios ejercicios.

El 31 de diciembre ya no tenemos que realizar nada.

El próximo año sí que tenemos que saldar la cuenta 480.

FORMA 2: Si se contabiliza la periodificaicón al final de año

Contabilizamos la factura en su fecha correspondiente sin tener en cuenta las periodificaciones.

El 31 de diciembre trasladamos la parte de gasto que no se corresponde a ese periodo y se lleva a la cuenta 480 de gastos a distribuir en otros ejercicios.

El próximo año sí que tenemos que saldar la cuenta 480.

Los asientos que se realizarían al contabilizar el gasto del seguro sería:

Periodificación gastos

 

EN EL CASO DE INGRESOS

Por ejemplo: Recibimos el día 1 de junio una subvención correspondiente a un proyecto de duración de 1 año y que finalizará el día 31 de mayo.

El proceso sería similar al proceso realizado con gastos.

Los asientos que se realizarían serían los siguientes:

Periodificación ingresos

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